Effectief werken, hoe doe je dat?

Business line

HQ

Type

Blogs

Gepubliceerd op:

16-08-19

De oplossing hiervoor ligt vaak in het stellen van prioriteiten en het beter omgaan met alle prikkels die de hele dag op je afkomen. Je wilt je focussen op je voorgenomen taak, maar voordat je het weet laat jij je afleiden door de telefoon, mail, de gedachten in je hoofd of een van je collega’s die iets aan je vraagt. Door elke prikkel die op je afkomt te plaatsen in onderstaande effectiviteitsmatrix zul je gegarandeerd meer focus hebben, minder stressgevoel en het belangrijkste: stukken productiever zijn.

De effectiviteitsmatrix

Begin met het heel scherp hebben van jouw functiedoelen. Oftewel: weet exact wat er van je verwacht wordt en waar je dus ook op beoordeeld wordt. Dit is de basis om te kunnen bepalen of jij iets moet met een prikkel die op jou afkomt en wanneer. Bij elke prikkel stel je jezelf 2 vragen waardoor je de prikkel in een van de 4 kwadranten kunt plaatsen:

  • Is dit belangrijk voor het realiseren van mijn functiedoel?
  • Is dit urgent? Oftewel: moet het NU of kan het ook even wachten?

Effectief werken

Je weet nu in welk kwadrant deze prikkel valt en dus ook wat je in het kader van effectief werken zult moeten doen:

  • Q1: De prikkel draagt bij aan jouw functiedoelen en is heel urgent. Als je dit niet nu oppakt ontstaat er een crisis en dus laat je alles uit je handen vallen en ga je het direct doen!
  • Q2: De prikkel draagt bij aan jouw functiedoelen, maar heeft geen urgentie. Het kan zeker even wachten. Daarom maak je gewoon af waar je mee bezig bent, je laat je door deze prikkel niet afleiden of onderbreken,maar plant het op een moment dat je er wel tijd voor hebt. Focus, afmaken waar je mee bezig bent en plannen levert veel kwaliteit in je werk!
  • Q3: De prikkel is urgent, maar draagt niet bij aan jouw functiedoelen. De vraag is dan natuurlijk: aan wiens functiedoelen draagt het wel bij? Je delegeert de prikkel aan deze persoon. In het kader van collegialiteit kun jeoverwegen om deze persoon toch te helpen, maar realiseer je wel dat jij nu niet effectief werkt aan jouw functiedoelen.
  • Q4: De prikkel is niet urgent en draagt ook niet bij aan het realiseren van je functiedoelen. Waarschijnlijk iets wat heel leuk is, maar als je sec kijkt naar effectief werken zou je deze prikkel helemaal moeten negeren.

Bewust werken

Het klinkt misschien best simpel, maar als je hier bewust mee bezig gaat zul je je wellicht gaan realiseren dat ook jij je heel vaak onnodig laat afleiden door iets wat er tussendoor komt. Deze onderbrekingen maken dat je constant van het een naar het ander switcht. Hierdoor verlies je overzicht, focus en productiviteit.

Succes met het gebruik van de effectiviteitsmatrix en geniet van het resultaat!

Tags

  • persoonlijk leiderschap
  • werkgeluk