Bootcampblog: hoe jij online werkt als een pro

Business line

HQ

Type

Blogs

Gepubliceerd op:

12-06-20

Krrrggg, krrrrgg … ‘’Horen jullie mij? Huh ik zie jullie niet? Hoe voeg ik Peter toe aan dit gesprek? Mijn verbinding valt weg’’ – voordat je vergadering is begonnen heb je er al de pest in door situaties zoals deze. Online werken, met alle online vergaderingen inbegrepen, kan ook een groot succes worden. Dit heb jij volledig in de hand! In deze blog leren we je hoe je online kunt werken als een pro.

Effectief werken op afstand

Begin bij de basis en stel jezelf de vraag “hoe kan ik online werken voor mezelf goed werkbaar maken?”. Hiervoor dien je eerst alle blokkades weg te nemen die je hebt tegen online werken. Deze helpen je niet om de situatie te verbeteren, ze zitten alleen maar in de weg van jouw effectiviteit. Ter ondersteuning kun je hierbij een cursus volgen over ‘effectief werken op afstand’ (meer online trainingen? Kijk op onze Octas Academy). Zo leer je samenwerken op afstand, prioriteiten stellen, rust en overzicht bewaren. Vraag vooral ook je collega’s om advies en wissel jouw best practices uit.

Je digitale ‘ik’

Videovergaderingen vervangen de normale meetings. Dit betekent niet dat we opeens in een digitaal alter ego moeten veranderen. In tegendeel: blijf vooral jezelf. Laat jezelf zien door je camera en microfoon aan te zetten. Je kunt jezelf het beste laten zien door je camera op ooghoogte te zetten, zo kijk je de ander digitaal in de ogen. Zorg ook dat je je lichaamstaal kan laten zien, door minimaal je schouders in beeld te hebben.

Je collega’s zijn ook nog dezelfde personen met wie je normaliter een inhoudelijk en/of gezellig praatje maakt bij het koffiezetapparaat, tijdens de lunch en de VrijMiBo. Vergeet dit grote sociale aspect van je werk niet. Dit bevorderd zelfs jouw werkproductiviteit en je werkgeluk; collega’s geven je nieuwe ideeën en energie. Dus schroom niet, pak je telefoon en plan een koffiedate of digitale lunchafspraak in. Wonen jullie dicht bij elkaar? Kom uit je werkplek en ga een stukje wandelen op 1,5 meter in de frisse lucht.

Videobel koning(in)

Videobellen via Microsoft Teams, Skype, WhatsApp of Jitsi; er zijn eindeloos veel mogelijkheden. Maar het werd al eerder in deze blog aangestipt: er zijn ook eindeloos veel problemen, probeer de videobingo maar eens uit ;-). Gelukkig kan je dit laatste voorkomen door de volgende basisprincipes te hanteren: verantwoordelijkheid en voorbereiding.

Verantwoordelijkheid

Houdt het gesprek onder controle door een verantwoordelijke aan te wijzen of deze verantwoordelijkheid standaard zelf op je te nemen. Bij Octas op kantoor is de persoon die de afspraak maakt leidend. Deze persoon belt de ander(en) in en herstelt de situatie wanneer er problemen voordoen. Zo voorkom je dat je elkaar tegelijkertijd opnieuw gaat bellen, en elkaar nooit te pakken krijgt.

Voorbereiding

Naast het bepalen van een verantwoordelijke valt of staat het succes van de online vergadering met de voorbereiding. Deze voorbereiding bestaat uit een geschikte outfit, agendapunten en de techniek check.

Videobellen vindt net zoals je normale vergadering plaats in een formele setting, pas je outfit hierop aan. Probeer niet te veel kleurrijke kleding met verschillende printjes aan te trekken, maar ook niet helemaal in het wit achter een witte muur: Casper het spookje werkt voor zover wij weten niet in de financiële sector. Een goede outfit laat een verzorgde indruk achter. Tevens draagt het aantrekken van normale werkkleding in een thuiswerksituatie bij aan het gevoel dat je ‘echt aan het werk bent’.

Stel agendapunten op om je online vergadering een heldere structuur te geven. Bewaak deze tijdens de vergadering ook goed. We kennen allemaal de collega die maar al te graag alle zijtakken bespreekt die mogelijk zijn, waardeer dit enthousiasme en bewaak tegelijkertijd de noodzakelijke agendapunten.

De voorbereiding van je videovergadering is niet compleet zonder techniek check. Het gaat vaak mis bij het aan- en uitzetten van geluid en video. Log hierom 5 minuten voor de start van de vergadering in en check of je microfoon en camera het goed doen. Zet tijdens de meeting je microfoon uit als je niet aan het woord bent voor zo min mogelijk ruis.

Ben jij er klaar voor? Ready, set, online vergaderkoning(in)!

Bingo!

Tags

  • detachering
  • recruiter
  • solliciteren