Terug naar media

Samen uitdagend Agile worden


180514-samen-uitdagend-agile-worden-v1
Artikel: Samen uitdagend Agile worden

We kunnen er niet meer om heen: Agile werken. Maar wat is Agile nou eigenlijk? Google translate geeft 4 betekenissen: behendig, lenig, vlug en rap. De vertaling die in de praktijk vaak wordt gebruik is ‘wendbaar’ en dat is exact wat Agile werken een organisatie brengt, wendbaarheid. In de IT wordt Agile al jaren gebruikt en staat het voor softwareontwikkeling in korte perioden van vaak niet meer dan een maand.
Ook onze opdrachtgevers in het werkveld hypotheken werken veelal via de Agile methode en zo hebben onze hypotheekprofessionals daar steeds vaker mee te maken. Op onze laatste kwartaalbijeenkomst besteedden wij dan ook aandacht aan dit onderwerp. Onze sterke connecties Jeroen Rademaker en Marcel de Groot, verzorgden een Workshop over Agile in de vorm van een fictieve ‘ballenfabriek’. De workshop was een succes en daarom hebben wij hen gevraagd het onderwerp wat meer toe te lichten op ‘papier’. Hieronder het verhaal van Jeroen en Marcel.

The Agile way of learning!

Iedereen herkent het. Je hebt een training gevolgd en vol energie kom je met nieuwe ideeën terug op de werkvloer. En dan? Als het mee zit kun je iets van het geleerde toepassen, maar meestal verwatert het snel. Zonde! Al die kennis over bijvoorbeeld Agile of Lean is perfect inzetbaar om de effectiviteit van (zelf organiserende) teams te vergroten. TPI Company, van Jeroen en Marcel, heeft een doeltreffende methode van ‘zelf organiserend leren’ ontwikkeld, waarmee je als team op een uitdagende manier samen kennis opdoet en vervolgens integreert op de werkvloer. Het resultaat: een optimale leertransfer en een versnelling van teamvolwassenheid.

Eind 2014 kwamen Jeroen en Marcel elkaar tegen bij Delta Lloyd Bank. Jeroen als ervaren Manager van professionals, net overgestapt vanuit de IT en Marcel als interim Manager voor een mooie klus. Op dat moment ging de bank in een transitie. De bank wilde dichter bij de klant komen door multidisciplinair werken. Klantketenteams werden ingericht. Zo ontstonden kleinere teams verantwoordelijk voor alle hypotheekaanvragen van een bepaald klantdomein.

De eerste stappen naar zelforganisatie.
Met het opstarten van deze teams konden zij een diepgeworteld verlangen realiseren. Teams zoveel mogelijk verantwoording geven, ‘zelforganisatie’. Er werd een eigen werkplanning gemaakt, zelfstandig specifieke afspraken gemaakt met de ketenpartners over hoe informatie moest worden aangeleverd en er werden afspraken gemaakt over bijvoorbeeld de reactietermijnen. Het team kwam hierdoor aan het stuur van haar eigen ‘workflow’ en bepaalde, binnen gegeven richting, hoe ze wilde samenwerken met de partners.

Agile werken bij de bank
De ervaring die Marcel had opgebouwd met zelforganisatie, opende de deuren voor hem bij ING. Hier werd op een grondige wijze middels een Agile transitie zelforganisatie van teams ‘squads/ tribes’ opgestart. In de rol van Agile Coach kon Marcel de groei in teamvolwassenheid goed begeleiden en de successen maar ook worstelingen zien waarmee teams zaten in de opeenvolgende stappen van zelforganisatie. Dat ING succesvol was in het neerzetten van een Agile organisatie bleek wel uit de trotse medewerkers, de inspirerende omgeving en de lange wachtlijst voor rondleidingen op het Hoofdkantoor.

Artikel: Samen uitdagend Agile worden
Artikel: Samen uitdagend Agile worden

Verdiepingsslag maken
Jeroen bleef bij Delta Lloyd Bank experimenteren met zelforganiserende teams. Hier werd duidelijk dat de omvang van een team cruciaal is. Waar de teams klein zijn (6-11 personen) pakken de teamleden zelf goed de organiserende taken op. Dit was te zien in de klantketenteams aan de acceptatiekant, maar ook de kleinere specialistische teams, zoals maatwerkfinancieringen en ontslagzaken bij echtscheiding. Hier constateerde Jeroen ook dat teams moeite hadden bij het groeien in de volgende stappen van volwassenheid.

Teamvolwassenheid (Van zelforganisatie via zelfoptimalisatie naar zelfinnovatie)
Workflows organiseren en teamafspraken maken zijn relatief eenvoudig voor een team op te pakken, dit ook naleven vraagt een goede structuur en ritme. Een team wat aandacht krijgt heeft ook aandacht voor elkaar. Als ze daarbij autonomie ervaren, dan zijn de belangrijkste ingrediënten van zelforganisatie aanwezig. De autonomie die medewerkers ervaren geeft over het algemeen energie en het stimuleert een lerende omgeving met een open feedbackcultuur.

Cultuur en structuur kan perfect worden ondersteund door bijvoorbeeld Holocracy werkwijze of een Agile-Scrum mindset. De theorie is eenvoudig, maar de uitvoering is zeker niet simpel. Het vraagt boerenverstand met ijzeren discipline. Maar zodra een team haar ritme heeft gevonden, optimaal gebruik maakt van (reflectie-/) verbetermomenten ontstaat er iets magisch. Een team wordt echt volwassen en ervaart de flow van volledige zelforganisatie. Elkaar zien, horen en empoweren is dan nog maar het begin. Een voorbeeld zijn voor de rest van de organisatie en resultaten behalen waar niemand vooraf van heeft kunnen dromen is echt high performance.

Je eigen processen verbeteren als team en innovatief bezig zijn, wordt wel een stuk lastiger. Eenvoudige verbeteringen zijn goed te maken, mits daar tijd voor wordt genomen. Maar voor de moeilijkere zaken heb je toch echt kennis van bijvoorbeeld lean technieken nodig. Inhuren van een lean blackbelt of één van de medewerkers uit een team hierin opleiden heeft bewezen dat de betrokkenheid vanuit het team nihil is.

180514 Artikel: Samen uitdagend Agile worden
Artikel: Samen uitdagend Agile worden

Leertransfer

Er gaat al te vaak een teamlid naar een lean training, komt na 3 dagen (als herboren) terug, pakt dan overigens zelden het podium om met zijn team te delen wat hij heeft geleerd en te melden wat hij daarmee gaat doen. In de praktijk vraagt ook bijna niemand aan zijn of haar collega hoe een training is geweest. Maar 3 weken later wordt er wel, vaak zonder context een ‘geweldig idee’ door diezelfde collega in het team geïmplementeerd. Dit creëert afstand en onbegrip. Het idee is niet gedragen en de verbetering sterft vaak een wisse dood. Er is dan ook in toenemende mate behoefte aan een goede ‘leer transfer’. Samen studeren, samen opvolgen, samen examen, samen beleven en samen integreren. Het werkt en creëert optimale verbondenheid.

Een nieuw leerconcept

TPI Company ziet hier een ultieme kans! De leertransfer significant te verbeteren.
Met de zelforganiserend leren methode kun je als team (micro) learnings in een uitdagende online omgeving opdoen, waarna dit onder hun begeleiding in de praktijk wordt gebracht op de werkvloer. De aangeboden modules zijn gericht op samen kennis en ervaring opdoen die je als team nodig hebt om een volgende stap in kennis en teamvolwassenheid te bereiken. Op deze manier kan een team zich permanent blijven verbeteren in zelforganisatie en wordt de effectiviteit van een cursus maximaal benut.

Meer weten?
Contact opnemen kan via: www.tpicompany.nl of welkom@tpicompany.nl.